Na época de férias, só se fala de FÉRIAS… e às vezes ficamos com a sensação que o mundo pára.

Depois no regresso das férias, ou às vezes durante das férias, recordamos que não parou mesmo, ficamos com a sensação que deveríamos de ter feito ainda mais do que fizemos, ou então levamos para trabalho e preocupações para recuperar durante as férias.

E onde fica o descanso? Depois das férias?

Neste artigo vou partilhar os 3 O’s essenciais para se organizar, e à sua equipa, antes das férias, e efetivamente DESCANSAR!!

ORGANIZAR OS PROCESSOS ANTES DAS FÉRIAS

A organização é uma prática muito importante na nossa vida pessoal, e ainda mais nas organizações, onde existem pessoas diferentes, ambientes diferentes, expetativas diferentes… quase tudo diferente.

E digo quase tudo, porque existe um caminho comum que deve de ser seguido por todos, planeado, coordenado e orientado, para que se mantenha o foco e alcançar o objetivo definido para esse caminho.

Tal como o nosso corpo tem veias e artérias, as empresas têm processos, sub-processos e tarefas, e todos são estruturados e controlados para contribuírem para um objetivo comum, que faz parte da estratégia definida pela organização.

E aqui começamos no PRIMEIRO – ORGANIZE OS PROCESSOS.

Conhecer os processos é essencial numa boa liderança.

Por incrível que pareça, é muito importante para o Líder conhecer os processos da sua equipa.

Sim, digo incrível, porque ainda existem realidades onde os processos são baseados no ‘sempre se fez assim..’ ou ‘tenho tudo na minha cabeça… são muito anos a virar frangos…’ ou, aquela que adoro mais… ‘ele têm de saber isto ou aquilo… ‘, como se as pessoas estivessem na cabeça dos seus chefes… conhecem estas expressões?

Por isso, e para evitar problemas durante as férias, e garantir que haja quem faça e saiba o que tem de fazer quando não estiver, é preciso organizar bem os processos. Para isso, precisamos de os conhecer, saber os seus sub-processos, quem os faz, quando, e identificar quem vai substituir o responsável quando essa pessoa se ausenta.

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Sugestão de trabalho para crescimento: Escreva, num documento de acesso a toda a equipa, os seus processos, quem é o seu responsável, quais os sub-processos, quem são os responsáveis, qual a sua periodicidade e quais os indicadores de desempenho para poder efetuar o seu controlo.

‘Liderar não é impor, LIDERAR é despertar no outro a vontade de fazer.’

Adilson Sequeira

ORGANIZAR AS TAREFAS ANTES DAS FÉRIAS

FÉRIAS não significam paragem, apesar de ainda existir empresas que escolhem parar durante um período do ano.

O mundo nas férias continua a evoluir, o consumo continua a acontecer, as empresas continuam a produzir e a vender, como pode se verificar no Worldometers – https://www.worldometers.info/

Mas, como garantir que todas as tarefas estão concluídas antes de ir de férias?

Tenho um desafio para si! Não garanta, identifique as tarefas, organize os processos e delegue a quem pode dar continuidade.

O maior erro de um profissional é assumir que há um antes e depois da férias, em que se esforça ao máximo para deixar tudo organizado para ninguém pegar no seu trabalho, ah claro, e assim garante a sua total exclusividade, e depois vai de férias tranquilo em que nada acontece na sua ausência, e depois quando regressa tem a secretária cheia de papéis, de trabalho acumulado que surgiu durante as férias e que ninguém tratou.

E de quem é a responsabilidade? Do líder, do trabalhador, do colega? Bem… diria que que todos. Se o líder , por um lado, se ausenta da sua responsabilidade de organizar as tarefas da equipa, o trabalhador, por outro lado, alimenta esse lado de ausência de responsabilidade do seu líder. É tecnicamente a combinação perfeita, mas depois, os problemas acumulam-se nas férias.

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Sugestão de trabalho para crescimento: Antes de ir de férias, faça uma lista das tarefas pendentes, e divida essa lista por colegas diferentes (se tiver), forme-os a desenvolver essas tarefas, e entregue uma lista dessas ao seu líder/responsável.

Essa lista irá permitir a si, e aos seus colegas, dar seguimento aos processos, assim quando regressar não terá de ficar sobrecarregado com tarefas acumuladas das férias, e poderá dar continuidade ao seu trabalho e fazer o mesmo pelo seu colega, porque ele também merece ir de férias.

Se você é líder de equipa, implemente esta boa prática entre todos os elementos.

ORGANIZAR A COMUNICAÇÃO ANTES DAS FÉRIAS

Estar de férias não tem de ser ausência do do planeta terra. Apesar de ser importante o descanso, não há mal nenhum dedicar 1 hora por semana das suas férias e verificar se os seus processos estão a correr bem com o seu colega. Abrir essa janela de oportunidade para a comunicação, tem benefícios.

Se por um lado apoia e tranquiliza o seu colega, para o caso de algo correr menos bem, e assim poder pedir-lhe ajuda, por outro lado, permite-lhe a si organizar, o seu tempo e mente, durante as férias, tranquilizar-se com a continuidade do seu trabalho ou resolver alguma questão, naquela janela de horário específica.

Estas parcerias bem trabalhadas entre os pares, ou colegas, geram abertura, confiança, e espírito de interajuda de grupo.

Num processo organizado e estruturado não é suposto haver calamidades, mas claro, havendo alguma calamidade, você fará sempre parte da solução, porque tem de resolvida, mesmo de férias.

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Sugestão de trabalho para crescimento: Identifique os pontos críticos dos seus processos, aqueles pontos/tarefas que precisam de ficar resolvidas mesmo estando de férias. Sabendo esses pontos permite-lhe dedicar mais tempo na formação dos seus colegas, para garantir, antes de você ir de férias, que eles sabem desempenhar.

ONDE O COACHING EXECUTIVO PODE AJUDAR?

Liderar tem imensos desafios, quer seja liderar a nossa função, no desempenho das nossas tarefas, quer seja liderar outros processos em equipas de diversas pessoas.

O coaching enquanto metodologia potenciadora de clareza e ação, ajudar-lhe-á a compreender melhor os seus processos, definir as suas prioridades, o seu contributo na sua função, encontrar soluções que o ajude a organizar-se melhor, bem como o poderá ajudar a comunicar melhor com a sua equipa, ou com o seu líder, e assim permitir-lhe ir de férias e efetivamente descansar.

Todos os profissionais têm o direito ao descanso, e ‘apagar fogos’ constantemente causa desgaste emocional, e não é ecológico, para o ser humano, a longo prazo. É possível melhorar as nossas habilidades internas para lidar melhor com diversas questões que permitimos na nossa vida profissional e pessoal.

E agora, o que vai fazer para melhorar essas habilidades?

Até breve,

Isa Mestrinho

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